Otimização de processos: conheça o segredo das empresas de sucesso

Campinas, SP.--(DINO - 10 nov, 2017) - Existe coisa mais antiga que usar papel para tudo nas empresas? Controles em cadernetas e fichários já estão se tornando coisa do passado e até motivo de piada.Mas comunicação por e-mails e planilhas eletrônicas continuam sendo um vício corporativo que algumas empresas, hoje em dia, já estão conseguindo diminuir ao mínimo.Com isso, alcançam muito mais produtividade, lucratividade e, o melhor de tudo: facilitam a vida de seus funcionários, que têm mais tempo livre para outras tarefas.Descubra todas as maravilhas da otimização de processos BPM, um mundo em que o papel já não faz muito sentido e em que as pessoas se comunicam com mais clareza e transparência, economizando milhões, gerando produtividade nas empresas , e trazendo mais qualidade de vida para os colaboradores.OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS BPM: PODE CONFIAR, É ÓTIMO MESMOSegundo dados de pesquisa da consultoria McKinsey , um trabalhador, em média, passa 28% de seu tempo lendo e enviando e-mails, algo extremamente improdutivo.E esta é apenas uma das grandes vantagens da otimização de processos de negócios: eliminar e-mails desnecessários, tornando o dia de trabalho bem mais leve e produtivo, com vantagens tanto para a empresa quanto para o funcionário.O segredo da otimização está na chamada melhoria contínua de processos, que, apesar de ser outro nome difícil, só facilita avida de todo mundo.Olha só como funciona:Primeiro, os processos de sua empresa - por exemplo, reembolsar as despesas de viagem de um funcionário -, são estudados exatamente do jeito que são feitos.Para isso, usam-se fluxogramas de processo , aqueles desenhos esquematizados com símbolos que mostram a ordem em que ocorrem as tarefas, quem são os responsáveis e o que cada um deve fazer.Depois que isso está bem entendido, as pessoas que participam do processo (isso mesmo, o pessoal da empresa!), auxiliadas por técnicos e especialista em otimização de processos, se reúnem para pensar como ele poderia funcionar mais facilmente.Geralmente se procuram as tarefas ou fases do processo que causam atrasos, aumentam a possibilidade de erros ou geram gargalos, isto é: uma fila de tarefas acumuladas.Por exemplo: imagine que toda vez que um funcionário viaja ele tem que coletar todas as notas fiscais de suas despesas, guardar em um envelope e quando voltar, além de enviar um e-mail descrevendo tudo isso, entregar as notas no departamento financeiro e ainda preencher um formulário.Já pensou se em vez disso o pessoal bolasse um processo em que os funcionários simplesmente tiram uma foto das notas fiscais com seu smartphone e, automaticamente, elas são enviadas ao sistema de reembolso, bastando ele indicar o valor e a que se refere a despesa, por exemplo: refeição R$ 35,90.Pronto: tudo resolvido, sem burocracia, sem papel, sem e-mail nem planilhas, sem nada disso!É esse tipo de mágica que se busca alcançar com a otimização de processos de negócios.PILOTE O PAINEL DE CONTROLE DO SEU NEGÓCIOMas isso não é tudo. Você percebeu que com todos esses dados cadastrado será possível ter um controle em tempo real?Pode-se saber facilmente quanto se está gastando em viagens, quais hotéis ou restaurantes têm o melhor custo benefício, em que épocas do ano essas despesas aumentam ou diminuem e diversos outros dados que vão auxiliar no gerenciamento do negócio, trazendo economia e produtividade.Para que isso ocorra, é preciso fazer a automatização desses processos , o que gera os chamados painéis de controle, ou dashboards , onde todas esses dados estão computados e podem ser consultados para se melhorar o processo ainda mais, em uma nova rodada de melhoria contínua. Daí o nome, pois o objetivo é melhorar continuamente.E aí, que achou da otimização de processos de negócios? Vocês usam em sua empresa, ou continuam no tempo do papel carbono e do carimbo?