Despesas de Viagens Corporativas: práticas e gestão

Ribeirão Preto - SP--(DINO - 25 jul, 2017) - Toda empresa que possui negócios ou clientes fora da cidade-sede sabe que as despesas com viagens corporativas representam uma boa parte de seus custos, e isso pode se tornar problemático quando há um grande volume de viagens, dificultando ainda mais a gestão.As viagens corporativas, que possuem caráter profissional, basicamente compreendem gastos como hospedagem, alimentação, táxi, passagens aéreas, entre outros, de acordo com as definições da empresa. Com isso, pressupondo os possíveis gastos que os funcionários terão com suas viagens, as empresas estabelecem políticas de reembolsos, onde são definidos valores para cada tipo de despesa. Além disso, o valor do reembolso pode se alterar em função de cada cargo na empresa, como por exemplo valores diferenciados para a diretoria. Nesse sentido, é preciso manter as políticas de reembolso da empresa atualizadas de acordo com as práticas de mercado para que não fiquem defasadas e, assim, gerem algum tipo de problema para a companhia. De acordo com a Carreira Muller, uma empresa de consultoria em gestão de remuneração para pessoas e negócios que realizou o Estudo de Despesas de Viagens 2017, constatou-se que as despesas relativas à alimentação, hospedagem e voos sofreram oscilações.O Estudo traz informações atualizadas sobre as políticas de reembolso adotadas por empresas e os valores das despesas com viagens a trabalho, de modo a oferecer um parâmetro analítico, possibilitando a comparação deste tipo de benefício com anos anteriores. Dentre os temas abordados, estão os tipos de refeição e hospedagem, formas mais usuais de pagamento, os valores de diárias disponíveis para cada nível hierárquico, padrões para os voos nacionais e internacionais, entre outros.O mercado pesquisado engloba oito tipos de segmentos: autopeças, bens de consumo, máquinas e equipamentos, eletroeletrônicos, siderurgia e metalurgia, químicos e farmacêuticos, agroindústria e autoindústria. Clique aqui para obter acesso ao estudo.Em relação às despesas de quilometragem, é possível conferir no Estudo Reembolso Quilometragem 2017 , também realizado pela Carreira Muller, quais são os valores praticados pelo mercado e apresenta um panorama se o valor pago pela maior parte das empresas está em alinhado com o aumento dos custos dos últimos anos. Clique aqui para saber mais.Como controlar os gastos com despesas corporativas?As empresas que mantêm arquivos físicos quando o processo não é automatizado levam certo tempo para fazer estudos e análises com esses dados, já que os reembolsos feitos manualmente ou por planilhas são bem mais trabalhosos e tomam precioso tempo de quem participa deste processo. Com a utilização de um aplicativo, você pode facilmente checar a média de gastos por projetos, ver os gastos de cada centro de custo e gerar vários outros tipos de relatórios.No longo prazo, isso pode beneficiar ainda mais a empresa. A implantação inicial da tecnologia já ajuda a reduzir custos. Com o auxílio da tecnologia, o tempo e as análises se tornam ainda mais eficientes, pois a partir deles, você pode identificar possíveis oportunidades de melhoria e, com isso, buscar formas de reduzir ainda mais o custo-benefício de cada processo. Aplicativo auxilia todo o processo de gestão reembolsosO VExpenses , aplicativo que automatiza todo o processo de reembolso de despesas corporativas, desde o lançamento das despesas até o gerenciamento através de relatórios, facilita o controle e a gestão das informações relativas às despesas de viagens.Basicamente, o app permite que o funcionário fotografe suas notas fiscais a serem reembolsadas e reúna-as em um relatório de despesas de viagem, ou RDV, e, posteriormente, envie a seu gestor ou departamento financeiro para aprovação, tudo de forma muito rápida e prática. Nesse processo, o gestor poderá ter acesso mobile às notas fiscais fotografadas e relatórios transmitidos por seus colaboradores em tempo real. Além disso, ele pode aprovar todos os relatórios em seu celular em apenas alguns cliques.Para o funcionário também é uma grande vantagem, já que o processo de reembolso se torna mais rápido e simples, e ele não precisa ficar acumulando as notinhas na carteira. O aplicativo do VExpenses é gratuito para download e pode ser baixado na Apple Store ou no Google Play. Além disso, a empresa oferece um período free para testes.