Plataformas digitais agilizam a gestão de despesas de viagens corporativas

Viagens corporativas têm se tornado, cada vez mais, fator importante para a expansão de negócios e criação de networking para as empresas. Mesmo com todo o avanço da tecnologia, que possibilita uma comunicação mais integrada, as empresas continuam investindo nesse setor.

Segundo um estudo feito pela Associação Global de Viagens de Negócios (GBTA), o Annual Global Report & Amp; Forecast, os gastos até 2022 devem chegar a US$ 1,7 trilhão. Isso, porque as empresas entendem que, em muitos casos, uma aproximação mais direta entre funcionários, colaboradores e clientes pode trazer maior lucratividade e ampla expansão dos negócios.

Para que o ROI, do inglês Return on Investment, ou Retorno sobre o capital investido, seja positivo, é de suma importância que haja uma melhor gestão das despesas realizadas durante essa viagem. Quando bem gerenciadas, essas viagens garantem um ótimo retorno.

Uma pesquisa realizada pelo Oxford Economics, mostrou que para cada US$ 1 investido, US$ 12,50 de receita e US$ 3,80 de lucro são gerados para a empresa.

Gestão de reembolso pode ser um problema

No entanto, é na gestão de reembolso das despesas realizadas durante a viagem que desentendimentos podem acontecer. Perda de comprovantes, erros no repasse, atrasos no pagamento, e infelizmente, fraudes e falta de ética, chegam a criar processos trabalhistas complicados, que terminam em prejuízo para a empresa.

Para se ter uma ideia de quanto os relatórios de despesas custam para as empresas, a GBTA mostrou um estudo, em parceria com a HRS, em que apenas para produzir o relatório por uma noite em um hotel são gastos, em média US$ 58, para um tempo de 20 minutos.

A esse valor, se acrescenta um adicional de US$ 52 e mais 19 minutos para corrigir erros e incluir informações que faltavam. Segundo a Associação, as empresas em todo o mundo gastam, por ano, meio milhão de dólares e perdem 3 mil horas nas correções.

Para evitar problemas, um primeiro passo é criar uma política de reembolso clara e direta, discriminando cada um dos itens reembolsáveis e especificando todos os pontos que devem ser observados por quem irá viajar. Uma segunda ação, é trabalhar para que haja o chamado compliance, ou um entendimento, entre todas as partes.

Sistemas criados para facilitar a gestão de reembolso

Para gerenciar de modo mais eficiente e inteligente o reembolso de despesas de viagens corporativas e tornar mais ágil, as empresas contam com o uso da tecnologia através de plataformas digitais desenvolvidas para otimizar todos os passos.

Um exemplo desse sistema foi desenvolvido pela https://expenseon.com?utm_source=dino" target="_blank" rel="noopener">ExpenseOn. Através da tecnologia de QRCode, que permite digitalizar recibos, notas fiscais, comprovantes e o código de barras de notas fiscais diretamente do celular, mantendo todos as informações organizadas, armazenando os dados em nuvem com segurança e estabilidade e transmitir diretamente ao setor financeiro da empresa, com maior rapidez.

O aplicativo também possibilita consultar, lançar e aprovar as despesas de qualquer lugar, o que torna a gestão de reembolso muito mais facilitada, resultando em benefícios para a empresa, com agilidade para o colaborador e o índice de erros reduz para zero.

Desenvolvido para desde startups a grandes empresas, o sistema pode ser configurado de acordo com as regras e alertas estipulados na política de reembolso da empresa e permite uma maior integração e direcionamento aos departamentos responsáveis pela aprovação.

Além disso, com o aplicativo disponível para Android e IOS, é muito mais fácil solicitar adiantamentos ao financeiro, reembolsos de quilometragem, tanto especificando origem e destino, quanto por dados do odômetro e visualizar relatórios em diversos formatos, incluindo PDF.

Para saber mais sobre esses e outros benefícios de implementar em sua empresa o sistema de gestão de reembolso, acesse o site https://expenseon.com/?utm_source=dino" target="_blank" rel="noopener">https://expenseon.com/ e solicite uma https://materiais.expenseon.com/demonstracao-expenseon?utm_source=dino" target="_blank" rel="noopener">demonstração a um consultor.