O famoso "ARQUIVO MORTO" não existe. Apesar da utilização de documento eletrônico, ainda faz-se necessário a manutenção e guarda de documentos físico
Guarulhos, SP--(DINO - 06 mai, 2016) - Juan Cacio Peixoto*
O conhecido "Arquivo Morto" não existe, quando uma documentação não é necessária ser arquivada, deve ser eliminada, evite guardar a papelada desnecessária, portanto, crie o Arquivo Central, com objetivos da guarda, conservação e preservação de documentos, por um motivo Contábil, Fiscal, Legal, Técnico, Administrativo ou Histórico, obedecendo prazos de guarda de acordo com a legislação específica para cada tipo/título ou assunto arquivado.
Elimine os prejuízos de sua empresa, com a falta ou demora na busca de documentos arquivados, somente percebemos a desorganização do Arquivo, quando não encontramos a documentação solicitada pela fiscalização Trabalhista, Fiscal, Previdenciária ou da Receita Federal ou em casos de Aposentadoria de ex-empregados ou Ação Trabalhista, as multas começam a aparecer, antecipe-se, organize-se e lucre com a organização do Arquivo.
O trabalho de organização e digitalização de arquivos e documentos desenvolvido pela ACERVO, empresa há 23 anos no mercado, com sede na cidade de Guarulhos, SP, tem beneficiado tanto a empresa que economiza espaço físico, guarda o necessário e digitaliza os documentos com maior nível de consulta e tempo de guarda, é o caso da Ficha de Registro de Empregado, que precisa ser guardada permanentemente, para produzir provas de tempo de serviço para o colaborador, se aposentar.
O conhecimento da rotina dos documentos oferece condições para uma administração racional de papéis, fator de economia e eficiência para a empresa.
Conhecido incorretamente de "Arquivo Morto", talvez pelo seu reduzido fluxo de informação ou devido aos objetivos organizacionais se diferenciarem dos arquivos setoriais, sempre dinâmicos.
A desvalorização do Arquivo, do seu espaço e consequentemente a falta de metodologia para organização dos documentos, tem levado empresas e instituições a graves problemas financeiros, com multas desnecessárias e prejuízos em Ação Trabalhista, devido a falta de comprovação de reinvindicações por parte de seus colaboradores.
Implantar um Centro de Documentação, facilitará o acesso "as informações e maior rapidez na busca de documentos, uma centralização com gerenciamento centralizado, é o ideal para a busca na excelência na Gestão de Documentos.
Gostaríamos de ressaltar alguns pontos que acreditamos necessários e fundamentais na organização e funcionamento do arquivo.
Neste aspecto, queremos lembrar que é o instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, isto é, um centro ativo de informações.
O arquivo deve adaptar-se a empresa, obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado.
Arquivos organizados sem orientação técnica se transformam em verdadeiros depósitos de documentos.
O arquivo quando bem organizado transmite ordem, evita repetições desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito, os resultados obtidos.
Nossa intenção é alertá-lo no que diz respeito à tarefa de arquivar, principalmente no que se refere ao controle que requer atitude de vigilância e cuidado nos possíveis desvios que, provavelmente, poderão aparecer no decurso da execução do serviço.
Não se esqueça de que o funcionamento eficaz de um arquivo, depende de uma organização adequada.
*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, mais informações em www.acervo.com.br
O conhecido "Arquivo Morto" não existe, quando uma documentação não é necessária ser arquivada, deve ser eliminada, evite guardar a papelada desnecessária, portanto, crie o Arquivo Central, com objetivos da guarda, conservação e preservação de documentos, por um motivo Contábil, Fiscal, Legal, Técnico, Administrativo ou Histórico, obedecendo prazos de guarda de acordo com a legislação específica para cada tipo/título ou assunto arquivado.
Elimine os prejuízos de sua empresa, com a falta ou demora na busca de documentos arquivados, somente percebemos a desorganização do Arquivo, quando não encontramos a documentação solicitada pela fiscalização Trabalhista, Fiscal, Previdenciária ou da Receita Federal ou em casos de Aposentadoria de ex-empregados ou Ação Trabalhista, as multas começam a aparecer, antecipe-se, organize-se e lucre com a organização do Arquivo.
O trabalho de organização e digitalização de arquivos e documentos desenvolvido pela ACERVO, empresa há 23 anos no mercado, com sede na cidade de Guarulhos, SP, tem beneficiado tanto a empresa que economiza espaço físico, guarda o necessário e digitaliza os documentos com maior nível de consulta e tempo de guarda, é o caso da Ficha de Registro de Empregado, que precisa ser guardada permanentemente, para produzir provas de tempo de serviço para o colaborador, se aposentar.
O conhecimento da rotina dos documentos oferece condições para uma administração racional de papéis, fator de economia e eficiência para a empresa.
Conhecido incorretamente de "Arquivo Morto", talvez pelo seu reduzido fluxo de informação ou devido aos objetivos organizacionais se diferenciarem dos arquivos setoriais, sempre dinâmicos.
A desvalorização do Arquivo, do seu espaço e consequentemente a falta de metodologia para organização dos documentos, tem levado empresas e instituições a graves problemas financeiros, com multas desnecessárias e prejuízos em Ação Trabalhista, devido a falta de comprovação de reinvindicações por parte de seus colaboradores.
Implantar um Centro de Documentação, facilitará o acesso "as informações e maior rapidez na busca de documentos, uma centralização com gerenciamento centralizado, é o ideal para a busca na excelência na Gestão de Documentos.
Gostaríamos de ressaltar alguns pontos que acreditamos necessários e fundamentais na organização e funcionamento do arquivo.
Neste aspecto, queremos lembrar que é o instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, isto é, um centro ativo de informações.
O arquivo deve adaptar-se a empresa, obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado.
Arquivos organizados sem orientação técnica se transformam em verdadeiros depósitos de documentos.
O arquivo quando bem organizado transmite ordem, evita repetições desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito, os resultados obtidos.
Nossa intenção é alertá-lo no que diz respeito à tarefa de arquivar, principalmente no que se refere ao controle que requer atitude de vigilância e cuidado nos possíveis desvios que, provavelmente, poderão aparecer no decurso da execução do serviço.
Não se esqueça de que o funcionamento eficaz de um arquivo, depende de uma organização adequada.
*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, mais informações em www.acervo.com.br