3 boas práticas de segurança corporativa para proteger suas informações

(DINO - 22 ago, 2017) - Ao tratar sobre gestão documental é essencial abordar alguns pontos-chave, como o gerenciamento de pessoas, equipamentos, hardware e software, afinal esses elementos precisam estar integrados e em sintonia para garantir bons resultados. São os recursos digitais que englobam esses fatores e permitem maior controle e diminuição da vulnerabilidade de dados em todo o processo. Para garantir a segurança dos dados, é preciso que algumas ações tornem-se parte da rotina das companhias. A preservação de documentos e seu conteúdo exige a mesma cautela que os bancos têm ao lidar com dinheiro. Uma maneira é implantar soluções que blindem as informações, desde a captura até o gerenciamento e armazenagem, mas também existe outras práticas importantes a serem adotadas. Veja a seguir:1. Antecipe os riscos e previna-seEsteja atento a eventos que a empresa participará e acontecimentos ao redor do mundo. Por exemplo, se sua companhia será protagonista de alguma ação ou projeto de grande visibilidade isso aumenta a chance de um possível ataque cibernético. Imagine diferentes cenários e faça planos para prevenir qualquer tipo de vazamento de informação, seja implantando mais uma camada de identificação para acesso às informações ou agregando novas soluções tecnológicas que mitiguem riscos. Terceirizar o serviço de gestão documental pode ser uma alternativa para que as empresas possam centralizar seus esforços na execução dos serviços, deixando o gerenciamento dos dados com companhias especializadas.2. Invista em uma governança corporativa com foco na segurançaUma governança administrativa que priorize a proteção dos dados e arquivos é essencial. Além de investimentos constantes nos melhores softwares ? que devem ser atualizados regularmente ?, aposte na certificação dos técnicos de segurança e das equipes que manuseiam os arquivos mais visados. Esse processo deve ocorrer periodicamente, assegurando a renovação completa de todo o setor, buscando profissionais e ferramentas cada vez mais qualificados. 3. Treine seus funcionáriosPara garantir que a operação seja bem-sucedida, é primordial que seja desenvolvido um manual interno de boas práticas para os colaboradores que possuem acesso à web. A entrada de vírus e ataques aos computadores muitas vezes acontecem por meio de links e anexos corrompidos, como foi no caso do WannaCry. Ao instruir os funcionários a utilizar corretamente as ferramentas corporativas e a identificar ameaças e comportamentos suspeitos, as empresas podem promover um ambiente mais consciente e atento com hábito em prol da segurança.*André Iwase é gerente de TI da Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, presente nos Estados Unidos, Austrália, Canadá, Costa Rica, Panamá, Trinidad e Tobago e Brasil. http://accesscorp.com.br/