Problemas com viagens corporativas podem ser resolvidos com serviços especializados
Ribeirão Preto - SP--(DINO - 19 jan, 2017) - Organizar viagens corporativas, faz parte da rotina das empresas de todos os tamanhos. Seja para uma reunião com clientes em outra cidade ou estado ou para curso dos funcionários e eventos do segmento em que se encontra, as viagens corporativas fazem parte do crescimento da companhia.
Porém, se não for muito bem planejado, viajar custa caro e pode onerar diversos processos das empresas. Muitas empresas ainda pecam no planejamento, não compram passagens com antecedência ou até mesmo não definem ao certo a política de gastos, reembolsos e adiantamentos.
A maioria dos problemas, felizmente, pode ser evitada com alguns serviços já disponíveis no mercado. As soluções podem ser:
1. Ter uma política clara e eficiente de gastos
É importante que a companhia tenha bem definida e clara sua política de processos de viagens bem como a política de despesas. Com a gestão de viagens corporativas bem organizada, é possível evitar retrabalhos e gastos excessivos.
Para ajudar, é possível baixar no smartphone de cada funcionário o aplicativo VEXPENSES . Trata-se de um gestor de despesas corporativas, que otimiza o processo de reembolso e prestação de contas a todos os funcionários envolvido, o viajante, o aprovador, e o administrativo que controla os processos.
Para usar, basta que o funcionário que está viajando fotografe a nota fiscal (podendo até descartá-la depois) e a envie junto ao seu relatório de despesas, aos gestores aprovadores, que podem fazer as aprovações em tempo real pelo celular. Após aprovado, o departamento administrativo recebe o relatório final - online - e pode seguir os processos internos de pagamento.
Com gestão eficiente, auxiliada pelas ferramentas certas, a comprovação e reembolso dos gastos com passagens aéreas, aluguel de carro, pagamento de pedágios, almoços, combustível e dentre outras despesas deixam de ser um problema em viagens corporativas.
Há como baixar o app de graça na loja da Apple ou do Google . Também é possível fazer o cadastro no site da empresa (www.vexpenses.com).
2. Planejamento de viagem corporativa
Que dia os funcionários terão que estar lá? Onde será o compromisso? Há hotéis próximos? Quantos funcionários precisarão ir? É possível conversar com a gerência do hotel para fechar um pacote de diárias mais barato? Que horas acaba o compromisso? É possível voltar no mesmo dia ou é necessário pagar mais uma diária de hotel?
Essas e outras perguntas devem ser feitas sempre que possível, adaptando à realidade de cada compromisso e empresa.
Muitos sites permitem o planejamento online. Em caso de deslocamento de vários funcionários, é possível contratar vans para receber o pessoal na nova cidade, economizando com táxi ou aluguel de carro e estacionamentos.
É necessário, porém, fazer esse planejamento com antecedência para que os custos fiquem mais baixos. E, se for possível, programe esses compromissos longe do período de férias ou alta temporada na cidade. Assim, as passagens e diárias em hotéis ficam mais baratas.
Para facilitar o deslocamento na cidade visitada, os funcionários podem baixar o aplicativo Maps.me, que permite que se baixe mapas e os utilize mesmo que não haja internet 3G ou 4G.
3. Registros de viagens já realizadas
Após a primeira viagem da empresa, é necessário deixar tudo registrado: onde comprou as passagens, qual hotel ficou, que serviços precisou, gastos médios com refeições e demais informações. Tudo isso é muito importante e ajudará no planejamento das próximas viagens.
Por exemplo, na próxima viagem para esse destino, a empresa pode negociar com o mesmo hotel para conseguir descontos, pensando também em futuras parcerias. O mesmo vale para outros tipos de despesas, como alimentação, empresas de táxi, aluguel de carros dentro outros.
4. Seguro viagem
É importante possuir seguro viagem para os funcionários. Assim, a empresa mitiga o risco de processos trabalhistas futuros.
Os principais acidentes que podem ocorrer em viagens são: roubos, extravio de malas e emergências médicas. Por isso, se for planejar uma viagem, cote também o seguro.
5. Pesquisas sobre o destino
É importante pesquisar também sobre a cidade de destino, os serviços e facilidades oferecidos na cidade. Essas informações podem fazer a empresa conter gastos.
Para viagens internacionais também é importante pesquisar sobre a legislação do país e até fazer um miniguia para cada funcionário, com sugestões de restaurantes, meios de transporte, entre outras, evitando gastos desnecessários, e também, constrangimentos culturais. Afinal, as atitudes dos funcionários acabam refletindo na imagem da empresa com seus clientes.
Uma boa dica é o aplicativo Around Me, que reúne os principais estabelecimentos baseados na geolocalização do smartphone. Ele também recomenda rotas para chegar ao local.
Website: https://vexpenses.com
Porém, se não for muito bem planejado, viajar custa caro e pode onerar diversos processos das empresas. Muitas empresas ainda pecam no planejamento, não compram passagens com antecedência ou até mesmo não definem ao certo a política de gastos, reembolsos e adiantamentos.
A maioria dos problemas, felizmente, pode ser evitada com alguns serviços já disponíveis no mercado. As soluções podem ser:
1. Ter uma política clara e eficiente de gastos
É importante que a companhia tenha bem definida e clara sua política de processos de viagens bem como a política de despesas. Com a gestão de viagens corporativas bem organizada, é possível evitar retrabalhos e gastos excessivos.
Para ajudar, é possível baixar no smartphone de cada funcionário o aplicativo VEXPENSES . Trata-se de um gestor de despesas corporativas, que otimiza o processo de reembolso e prestação de contas a todos os funcionários envolvido, o viajante, o aprovador, e o administrativo que controla os processos.
Para usar, basta que o funcionário que está viajando fotografe a nota fiscal (podendo até descartá-la depois) e a envie junto ao seu relatório de despesas, aos gestores aprovadores, que podem fazer as aprovações em tempo real pelo celular. Após aprovado, o departamento administrativo recebe o relatório final - online - e pode seguir os processos internos de pagamento.
Com gestão eficiente, auxiliada pelas ferramentas certas, a comprovação e reembolso dos gastos com passagens aéreas, aluguel de carro, pagamento de pedágios, almoços, combustível e dentre outras despesas deixam de ser um problema em viagens corporativas.
Há como baixar o app de graça na loja da Apple ou do Google . Também é possível fazer o cadastro no site da empresa (www.vexpenses.com).
2. Planejamento de viagem corporativa
Que dia os funcionários terão que estar lá? Onde será o compromisso? Há hotéis próximos? Quantos funcionários precisarão ir? É possível conversar com a gerência do hotel para fechar um pacote de diárias mais barato? Que horas acaba o compromisso? É possível voltar no mesmo dia ou é necessário pagar mais uma diária de hotel?
Essas e outras perguntas devem ser feitas sempre que possível, adaptando à realidade de cada compromisso e empresa.
Muitos sites permitem o planejamento online. Em caso de deslocamento de vários funcionários, é possível contratar vans para receber o pessoal na nova cidade, economizando com táxi ou aluguel de carro e estacionamentos.
É necessário, porém, fazer esse planejamento com antecedência para que os custos fiquem mais baixos. E, se for possível, programe esses compromissos longe do período de férias ou alta temporada na cidade. Assim, as passagens e diárias em hotéis ficam mais baratas.
Para facilitar o deslocamento na cidade visitada, os funcionários podem baixar o aplicativo Maps.me, que permite que se baixe mapas e os utilize mesmo que não haja internet 3G ou 4G.
3. Registros de viagens já realizadas
Após a primeira viagem da empresa, é necessário deixar tudo registrado: onde comprou as passagens, qual hotel ficou, que serviços precisou, gastos médios com refeições e demais informações. Tudo isso é muito importante e ajudará no planejamento das próximas viagens.
Por exemplo, na próxima viagem para esse destino, a empresa pode negociar com o mesmo hotel para conseguir descontos, pensando também em futuras parcerias. O mesmo vale para outros tipos de despesas, como alimentação, empresas de táxi, aluguel de carros dentro outros.
4. Seguro viagem
É importante possuir seguro viagem para os funcionários. Assim, a empresa mitiga o risco de processos trabalhistas futuros.
Os principais acidentes que podem ocorrer em viagens são: roubos, extravio de malas e emergências médicas. Por isso, se for planejar uma viagem, cote também o seguro.
5. Pesquisas sobre o destino
É importante pesquisar também sobre a cidade de destino, os serviços e facilidades oferecidos na cidade. Essas informações podem fazer a empresa conter gastos.
Para viagens internacionais também é importante pesquisar sobre a legislação do país e até fazer um miniguia para cada funcionário, com sugestões de restaurantes, meios de transporte, entre outras, evitando gastos desnecessários, e também, constrangimentos culturais. Afinal, as atitudes dos funcionários acabam refletindo na imagem da empresa com seus clientes.
Uma boa dica é o aplicativo Around Me, que reúne os principais estabelecimentos baseados na geolocalização do smartphone. Ele também recomenda rotas para chegar ao local.
Website: https://vexpenses.com