Comunicação em condomínios: você está fazendo do jeito certo?
São Paulo, SP--(DINO - 21 jun, 2018) - Ligações fora de horário para marcação de reservas, reclamações e questionamentos por falta de informação. Reuniões de assembleia intermináveis com discussões que não levam a lugar nenhum. Impressão de centenas de comunicados, notificações e documentos que muitas vezes nem são lidos. Alguma dessas situações são familiares para você?
Segundo o guru da administração Peter Drucker, mais de 60% dos problemas e conflitos de uma empresa estão ligados a falhas na comunicação. Essa realidade também se aplica aos condomínios, uma vez que alguns possuem mais moradores do que muitas empresas têm funcionários.
A comunicação em condomínio, quando realizada da maneira certa, garante tanto o entendimento entre as partes, como agiliza decisões e promove a satisfação dos condôminos por perceberem uma gestão mais eficiente, e do síndico, que organizará melhor suas tarefas e terá ainda mais conhecimento do que acontece no condomínio.
Se comunicar de modo inteligente é entender com quem você vai se comunicar, saber o seu objetivo e ter decidido qual meio será utilizado. Em termos práticos, isso quer dizer que você, síndico, precisa conhecer os moradores para saber que linguagem utilizar. Cada condomínio é diferente, então pare para pensar um pouco em como é seu condomínio, o perfil dos moradores, quais as principais preocupações deles normalmente e que ferramentas usam no dia a dia. Será que são adeptos à tecnologia? Ou preferem papel?
Feito isso, lembre qual o canal de comunicação já definido por vocês e repense se é o ideal de acordo com o perfil. Às vezes o canal utilizado foi definido há muito tempo, e já não é mais o ideal para manter todos a par de tudo que acontece. Enfim, é por e-mail, aplicativo, grupo em redes sociais, aviso no mural físico, correspondência? Tenha sempre em mente o objetivo de cada comunicado. Assim, fica mais fácil você saber se precisará utilizar gráficos, imagens ou vídeos para auxiliar na transmissão da mensagem.
Sugerimos algumas formas de comunicação em condomínio para que seja possível a escolha de uma, ou a combinação de mais de uma. O importante, no entanto, é que as informações cheguem da melhor forma possível para os condôminos:
Livro de ocorrências
O livro de ocorrência geralmente fica na portaria ou com o zelador e existe para auxiliar os moradores quanto a suas sugestões, observações e insatisfações referentes à área interna do condomínio que deverão ser revisadas pelo síndico, esperando-se um encaminhamento. Normalmente é ele quem estipula uma periodicidade e prazo para consultar e tomar decisão sobre o que fora registrado.
Mural de Informações
Em geral, todos os condomínios têm um mural de avisos, informações e eventos no hall de entrada, elevadores ou em algum outro local com grande visibilidade. Essa ferramenta é interessante pois possibilita um fácil acesso e a releitura dos materiais divulgados. No mural podem ser tanto fixadas informações sobre a gestão do condomínio, quanto determinar o espaço para troca entre os moradores, como cursos e divulgar eventos.
E-mail
Caso os proprietários tenham familiaridade com o uso do e-mail, é muito benéfico, pois garante opções como o envio de informativos periódicos, avisos, comunicação somente com o síndico, ou com mais integrantes em cópia. É interessante a criação de um email para o cargo de síndico, de forma a centralizar e não haver confusão na hora do envio, e também para se ter um histórico do que havia sendo feito em outras gestões. Também é preciso ter o e-mail atualizado de todos os moradores, de forma a organizar e preparar todos para o uso oficial do e-mail como ferramenta de gestão de condomínio.
Redes Sociais
Caso o perfil dos moradores seja mais informatizado ou aberto à tecnologia, pode-se aderir à ideia de grupos em redes sociais, como Facebook e WhatsApp. Dessa forma a troca se torna simultânea, agilizando a visualização e encaminhamentos, e ainda aproxima os moradores. Todavia, é preciso atentar para que haja foco na gestão de condomínio, não prevalecendo assuntos pessoais.
Caixa do Síndico
Alguns condomínios utilizam uma caixa, similar à caixa de correio, de uso exclusivo do síndico para armazenar reclamações, dicas, solicitações, e afins, e com periodicidade, o síndico revisa a caixa para conferir o que foi dito e fazer os devidos encaminhamentos.
Aplicativos para gestão de condomínio
Outra opção que vem ganhando bastante popularidade, sobretudo em condomínios maiores, são os aplicativos específicos para gestão de condomínios, como o TownSq. Assim como as redes sociais ou o e-mail, os aplicativos necessitam que os condôminos tenham certa familiaridade com a tecnologia ou estejam dispostos a aprender. A principal vantagem desse tipo de ferramenta é que ela engloba todas (ou muitas) das citadas anteriormente, além de limitarem um ambiente exclusivo para assuntos do condomínio, sem o risco de confusão entre o tempo destinado às atividades de síndico e o tempo pessoal.
Melhorar a comunicação do seu condomínio além de auxiliar nas contas com a redução de gastos, facilita muito a vida, economizando tempo e alguns fios de cabelo branco.
Website: http://www.townsq.com.br
Segundo o guru da administração Peter Drucker, mais de 60% dos problemas e conflitos de uma empresa estão ligados a falhas na comunicação. Essa realidade também se aplica aos condomínios, uma vez que alguns possuem mais moradores do que muitas empresas têm funcionários.
A comunicação em condomínio, quando realizada da maneira certa, garante tanto o entendimento entre as partes, como agiliza decisões e promove a satisfação dos condôminos por perceberem uma gestão mais eficiente, e do síndico, que organizará melhor suas tarefas e terá ainda mais conhecimento do que acontece no condomínio.
Se comunicar de modo inteligente é entender com quem você vai se comunicar, saber o seu objetivo e ter decidido qual meio será utilizado. Em termos práticos, isso quer dizer que você, síndico, precisa conhecer os moradores para saber que linguagem utilizar. Cada condomínio é diferente, então pare para pensar um pouco em como é seu condomínio, o perfil dos moradores, quais as principais preocupações deles normalmente e que ferramentas usam no dia a dia. Será que são adeptos à tecnologia? Ou preferem papel?
Feito isso, lembre qual o canal de comunicação já definido por vocês e repense se é o ideal de acordo com o perfil. Às vezes o canal utilizado foi definido há muito tempo, e já não é mais o ideal para manter todos a par de tudo que acontece. Enfim, é por e-mail, aplicativo, grupo em redes sociais, aviso no mural físico, correspondência? Tenha sempre em mente o objetivo de cada comunicado. Assim, fica mais fácil você saber se precisará utilizar gráficos, imagens ou vídeos para auxiliar na transmissão da mensagem.
Sugerimos algumas formas de comunicação em condomínio para que seja possível a escolha de uma, ou a combinação de mais de uma. O importante, no entanto, é que as informações cheguem da melhor forma possível para os condôminos:
Livro de ocorrências
O livro de ocorrência geralmente fica na portaria ou com o zelador e existe para auxiliar os moradores quanto a suas sugestões, observações e insatisfações referentes à área interna do condomínio que deverão ser revisadas pelo síndico, esperando-se um encaminhamento. Normalmente é ele quem estipula uma periodicidade e prazo para consultar e tomar decisão sobre o que fora registrado.
Mural de Informações
Em geral, todos os condomínios têm um mural de avisos, informações e eventos no hall de entrada, elevadores ou em algum outro local com grande visibilidade. Essa ferramenta é interessante pois possibilita um fácil acesso e a releitura dos materiais divulgados. No mural podem ser tanto fixadas informações sobre a gestão do condomínio, quanto determinar o espaço para troca entre os moradores, como cursos e divulgar eventos.
Caso os proprietários tenham familiaridade com o uso do e-mail, é muito benéfico, pois garante opções como o envio de informativos periódicos, avisos, comunicação somente com o síndico, ou com mais integrantes em cópia. É interessante a criação de um email para o cargo de síndico, de forma a centralizar e não haver confusão na hora do envio, e também para se ter um histórico do que havia sendo feito em outras gestões. Também é preciso ter o e-mail atualizado de todos os moradores, de forma a organizar e preparar todos para o uso oficial do e-mail como ferramenta de gestão de condomínio.
Redes Sociais
Caso o perfil dos moradores seja mais informatizado ou aberto à tecnologia, pode-se aderir à ideia de grupos em redes sociais, como Facebook e WhatsApp. Dessa forma a troca se torna simultânea, agilizando a visualização e encaminhamentos, e ainda aproxima os moradores. Todavia, é preciso atentar para que haja foco na gestão de condomínio, não prevalecendo assuntos pessoais.
Caixa do Síndico
Alguns condomínios utilizam uma caixa, similar à caixa de correio, de uso exclusivo do síndico para armazenar reclamações, dicas, solicitações, e afins, e com periodicidade, o síndico revisa a caixa para conferir o que foi dito e fazer os devidos encaminhamentos.
Aplicativos para gestão de condomínio
Outra opção que vem ganhando bastante popularidade, sobretudo em condomínios maiores, são os aplicativos específicos para gestão de condomínios, como o TownSq. Assim como as redes sociais ou o e-mail, os aplicativos necessitam que os condôminos tenham certa familiaridade com a tecnologia ou estejam dispostos a aprender. A principal vantagem desse tipo de ferramenta é que ela engloba todas (ou muitas) das citadas anteriormente, além de limitarem um ambiente exclusivo para assuntos do condomínio, sem o risco de confusão entre o tempo destinado às atividades de síndico e o tempo pessoal.
Melhorar a comunicação do seu condomínio além de auxiliar nas contas com a redução de gastos, facilita muito a vida, economizando tempo e alguns fios de cabelo branco.
Website: http://www.townsq.com.br