Como evitar os 10 erros mais comuns na produção de grandes eventos
São Paulo, SP--(DINO - 15 ago, 2016) - A máxima diz que "aprender com os próprios erros nos traz experiência", mas "aprender com os erros dos outros é mais inteligente". Quando falamos da produção de eventos é extremamente importante prestar atenção em alguns pontos, que se forem esquecidos, causarão sérios problemas no resultado final do trabalho. Veja abaixo algumas dicas para que o seu evento seja um sucesso literalmente do início ao fim.
Falta de planejamento
O planejamento é fundamental para que o objetivo do evento seja alcançado. Mas para isso, é importante ter em mente com clareza qual é a finalidade do acontecimento e entender bem a ideia do cliente. A definição do local precisa ser estudada, pensando na segurança, no público, na acessibilidade e em outros inúmeros fatores. O público deve ser minuciosamente analisado para que suas expectativas também sejam alcançadas e todos fiquem satisfeitos.
Um bom planejamento irá definir as etapas e as respectivas estratégias que serão utilizadas, ou seja, em todo o processo da produção do evento.
Fraca divulgação
Uma má divulgação fará o seu evento ficar vazio. Para não viver esse grande pesadelo, elabore uma boa estratégia de marketing. Um caminho pode ser também a análise do público e quais informações precisam ser transmitidas. Na mensagem, utilize aquela "formulazinha básica": o que, quem, onde, quando, por quê e como.
Há diversos canais para comunicar, que dependerá do tema, do público - alvo e valor que poderá investir. Sites, blogs, redes sociais, jornais, flyers, e-mails são alguns meios bastante úteis para o seu evento ficar conhecido e desejado.
Negligenciar o orçamento
Quanto você pode investir? Não se atentar com os gastos pode ser muito perigoso e doer no seu bolso. Faça uma lista de tudo o que irá precisar, depois vá atrás de fornecedores e pesquise os melhores preços. É importante ter indicações e referência de boas empresas, para um custo-benefício positivo e trabalhar com pessoas competentes, honestas e experientes.
Falta de originalidade
As pessoas não querem ver mais do mesmo. Para se destacar e ser um diferencial é necessário ser criativo. Ser claro no tema escolhido para o evento é uma das formas de prender a atenção e atrair o cliente. Para isso, você pode se aprofundar em estudar bem o público, para saber os gostos, interesses e prioridades. Meditar e explorar o tema para inovar, ousar e trazer as novidades do mercado será útil, pois as pessoas notarão se você estiver desatualizado.
Errar na escolha do mobiliário
A escolha do mobiliário em um evento é de extrema importância, tanto para a decoração, como para atender às necessidades e conforto dos convidados. Os modelos dos móveis precisam estar de acordo com o tema escolhido, as cores e o design em harmonia. Os móveis têm que estar em conformidade com a necessidade dos participantes, como por exemplo, as cadeiras com a ergonomia adequada ao tipo de evento. Porém, se você não faz ideia de como selecionar o mobiliário, a locadora de móveis faz isto para você. Acertar na seleção de uma empresa especialista em locação de imóveis, garantirá aos convidados segurança, por fornecerem peças de qualidade; conforto e sofisticação, por serem móveis com materiais de alto padrão e modernos; diversidade, por oferecerem variedade de modelos e cores. Preze em optar pelas mais experientes e sérias que, com certeza, não te deixarão na mão.
Não ter um plano de contingência
Não pensar em um plano B é um grande erro. O plano de contingência prevê as possíveis eventualidades que possam ocorrer e, em uma emergência, saber quais providencias tomar. O que você fará se ficar sem energia elétrica ou se a água acabar? E se o cozinheiro-chefe faltar?
Má organização
O brasileiro tem a fama de deixar as coisas para a última hora. Portanto, seu evento terá um padrão internacional se fizer um bom planejamento, colocar em prática o que planejou com bastante antecedência, listar tudo o que irá precisar, pensar sobre cada etapa e delegar bem as tarefas. Quando tudo corre bem durante um evento e não falta nada, o acontecimento é lembrado e elogiado. Mas quando está desorganizado e mal administrado, as pessoas também notam e comentam. Já presenciou aquele momento do "parabéns" em que a organizadora diz: "Tenho certeza que pedi para "alguém" comprar as velas do bolo! " ?
Participantes que não participam
Pessoas treinadas são observadas de longe. Ninguém gosta de ir a um evento e ser servido por alguém mal-humorado ou não receber nenhum sorriso da recepcionista de cara fechada. É muito complicado quando todos estão atrás daquela "peça chave" do departamento e a pessoa sumiu de repente, ninguém sabe onde está enquanto tudo está "pegando fogo". Convidados especiais que ficam cinco minutos e vão embora não pega muito bem.
Descuidar dos prazos
Quer ver o seu evento ser mal falado é os convidados estarem chegando e a estrutura não estar montada, o cozinheiro atrasado ou a música começar na metade do evento. Por isso, antes de contratar uma empresa ou funcionário esclareça sobre prazos para que o seu evento não seja comprometido. Conheça o portfólio dos fornecedores e verifique com prioridade os critérios de pontualidade, prazos e responsabilidade.
Ignorar o pós ? evento
Não é só porque o evento já passou que não é necessário fazer mais nada. A etapa do pós-evento também é de suma importância. Receber o feedback fará com que os próximos sejam ainda melhores. E não esqueça de: manter o bom relacionamento com os convidados, certificando-se que receberão as fotos do acontecimento e o cumprimento de todos os acordos com fornecedores quanto à devolução de mercadorias ou o que ainda estiver pendente.
Seguindo estes passos o seu evento será um sucesso!! Bom trabalho!
Bárbara Schiavetti
A Rental-BR é hoje uma das maiores empresas do pais no setor de locação de móveis para eventos - tendo realizado mais de 40 mil eventos/locações somente nos últimos 6 anos ? com participação superior a 80% nos maiores eventos nacionais e internacionais. Saiba mais em http://www.rentalbr.com.br/
Website: http://www.rentalbr.com.br/
Falta de planejamento
O planejamento é fundamental para que o objetivo do evento seja alcançado. Mas para isso, é importante ter em mente com clareza qual é a finalidade do acontecimento e entender bem a ideia do cliente. A definição do local precisa ser estudada, pensando na segurança, no público, na acessibilidade e em outros inúmeros fatores. O público deve ser minuciosamente analisado para que suas expectativas também sejam alcançadas e todos fiquem satisfeitos.
Um bom planejamento irá definir as etapas e as respectivas estratégias que serão utilizadas, ou seja, em todo o processo da produção do evento.
Fraca divulgação
Uma má divulgação fará o seu evento ficar vazio. Para não viver esse grande pesadelo, elabore uma boa estratégia de marketing. Um caminho pode ser também a análise do público e quais informações precisam ser transmitidas. Na mensagem, utilize aquela "formulazinha básica": o que, quem, onde, quando, por quê e como.
Há diversos canais para comunicar, que dependerá do tema, do público - alvo e valor que poderá investir. Sites, blogs, redes sociais, jornais, flyers, e-mails são alguns meios bastante úteis para o seu evento ficar conhecido e desejado.
Negligenciar o orçamento
Quanto você pode investir? Não se atentar com os gastos pode ser muito perigoso e doer no seu bolso. Faça uma lista de tudo o que irá precisar, depois vá atrás de fornecedores e pesquise os melhores preços. É importante ter indicações e referência de boas empresas, para um custo-benefício positivo e trabalhar com pessoas competentes, honestas e experientes.
Falta de originalidade
As pessoas não querem ver mais do mesmo. Para se destacar e ser um diferencial é necessário ser criativo. Ser claro no tema escolhido para o evento é uma das formas de prender a atenção e atrair o cliente. Para isso, você pode se aprofundar em estudar bem o público, para saber os gostos, interesses e prioridades. Meditar e explorar o tema para inovar, ousar e trazer as novidades do mercado será útil, pois as pessoas notarão se você estiver desatualizado.
Errar na escolha do mobiliário
A escolha do mobiliário em um evento é de extrema importância, tanto para a decoração, como para atender às necessidades e conforto dos convidados. Os modelos dos móveis precisam estar de acordo com o tema escolhido, as cores e o design em harmonia. Os móveis têm que estar em conformidade com a necessidade dos participantes, como por exemplo, as cadeiras com a ergonomia adequada ao tipo de evento. Porém, se você não faz ideia de como selecionar o mobiliário, a locadora de móveis faz isto para você. Acertar na seleção de uma empresa especialista em locação de imóveis, garantirá aos convidados segurança, por fornecerem peças de qualidade; conforto e sofisticação, por serem móveis com materiais de alto padrão e modernos; diversidade, por oferecerem variedade de modelos e cores. Preze em optar pelas mais experientes e sérias que, com certeza, não te deixarão na mão.
Não ter um plano de contingência
Não pensar em um plano B é um grande erro. O plano de contingência prevê as possíveis eventualidades que possam ocorrer e, em uma emergência, saber quais providencias tomar. O que você fará se ficar sem energia elétrica ou se a água acabar? E se o cozinheiro-chefe faltar?
Má organização
O brasileiro tem a fama de deixar as coisas para a última hora. Portanto, seu evento terá um padrão internacional se fizer um bom planejamento, colocar em prática o que planejou com bastante antecedência, listar tudo o que irá precisar, pensar sobre cada etapa e delegar bem as tarefas. Quando tudo corre bem durante um evento e não falta nada, o acontecimento é lembrado e elogiado. Mas quando está desorganizado e mal administrado, as pessoas também notam e comentam. Já presenciou aquele momento do "parabéns" em que a organizadora diz: "Tenho certeza que pedi para "alguém" comprar as velas do bolo! " ?
Participantes que não participam
Pessoas treinadas são observadas de longe. Ninguém gosta de ir a um evento e ser servido por alguém mal-humorado ou não receber nenhum sorriso da recepcionista de cara fechada. É muito complicado quando todos estão atrás daquela "peça chave" do departamento e a pessoa sumiu de repente, ninguém sabe onde está enquanto tudo está "pegando fogo". Convidados especiais que ficam cinco minutos e vão embora não pega muito bem.
Descuidar dos prazos
Quer ver o seu evento ser mal falado é os convidados estarem chegando e a estrutura não estar montada, o cozinheiro atrasado ou a música começar na metade do evento. Por isso, antes de contratar uma empresa ou funcionário esclareça sobre prazos para que o seu evento não seja comprometido. Conheça o portfólio dos fornecedores e verifique com prioridade os critérios de pontualidade, prazos e responsabilidade.
Ignorar o pós ? evento
Não é só porque o evento já passou que não é necessário fazer mais nada. A etapa do pós-evento também é de suma importância. Receber o feedback fará com que os próximos sejam ainda melhores. E não esqueça de: manter o bom relacionamento com os convidados, certificando-se que receberão as fotos do acontecimento e o cumprimento de todos os acordos com fornecedores quanto à devolução de mercadorias ou o que ainda estiver pendente.
Seguindo estes passos o seu evento será um sucesso!! Bom trabalho!
Bárbara Schiavetti
A Rental-BR é hoje uma das maiores empresas do pais no setor de locação de móveis para eventos - tendo realizado mais de 40 mil eventos/locações somente nos últimos 6 anos ? com participação superior a 80% nos maiores eventos nacionais e internacionais. Saiba mais em http://www.rentalbr.com.br/
Website: http://www.rentalbr.com.br/