Processos educacionais só têm a ganhar com gerenciamento eletrônico de documentos
(DINO - 25 nov, 2015) - Toda iniciativa que ajude as administrações de escolas e universidades a economizarem tempo, dinheiro e material humano é bem vinda ? e a tecnologia está cada vez mais à disposição para atender essa demanda, capaz de transformar o dia a dia de alunos e professores de forma simples e muito eficiente.
Um dos gargalos para os estudantes é a disponibilização de informações. Imprimir atestados, documentos e apostilas é uma tarefa que exige tempo, gera filas e muito trabalho para os funcionários da área administrativa. Os alunos necessitam de informações rápidas (como comprovantes de matrícula e boletos, por exemplo) e já não faz sentido depender das centrais de cópia, nem esperar a localização dos arquivos nas pastas da secretaria e dos professores.
Para acabar com o problema, os serviços de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) melhoram a produtividade na rotina escolar, diminuindo o trabalho operacional administrativo e outros problemas relacionados aos sistemas de autoatendimento, reduzindo as filas e automatizando os processos. Fazer da central de cópias uma fonte de renda também pode tornar o serviço autossuficiente, além de prestar um serviço diferenciado e funcional aos alunos. A integração do banco de dados ? com um relatório dos documentos mais acessados ? é outra solução que influencia diretamente na agilidade.
Auxílio a professores
Mais especificamente para o corpo docente, já existe no mercado um software capaz de ajudar a montar e a corrigir provas e testes aplicados aos alunos ? o professor insere as questões e respostas na máquina, e o sistema imprime a prova mestra e as dos estudantes. Depois de aplicada a prova, o próprio sistema avalia todas as folhas em questão segundos. De tão simples, muitos nem imaginam o quanto de economia esse processo pode trazer: os professores ganham tempo, a escola diminui os processos trabalhistas e as chances de erro em correções diminuem drasticamente. Além disso, o sistema gera diversos relatórios sobre a prova (perguntas mais fáceis e difíceis, percentual de respostas iguais, entre outros recursos) que auxiliam até mesmo no desenvolvimento de um planejamento estratégico do plano de aulas.
Muitas escolas já executam a digitalização dos processos por conta própria, mas utilizar um serviço específico, com suporte de ponta a ponta, garante e efetividade e a tão buscada economia no médio e longo prazo. Isso não significa que o processo humano ? sempre essencial ? será esquecido ou aposentado. Pelo contrário: o GED torna-se uma ferramenta imprescindível para a atuação de professores e o desenvolvimento dos estudantes.
*Rodrigo Reis é sócio e gerente comercial da Reis Office (www.reisoffice.com.br), empresa líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, além de outsourcing de impressão.
Sobre a Reis Office:
Fundada em 1984, em Guarulhos, a Reis Office tem como missão levar a melhor solução para o cliente, por meio de uma equipe qualificada e bem treinada, além de trazer produtos de alta qualidade, independentemente da época tecnológica. Atualmente, é líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, onde atua com grandes marcas como Brother, Canon, Kyocera, OKI, entre outras. Desde 2005, a empresa conta com a certificação ISO 9001:00, que define padrão para gestão de qualidade e sistemas em geral. Para mais informações, acesse: www.reisoffice.com.br
Um dos gargalos para os estudantes é a disponibilização de informações. Imprimir atestados, documentos e apostilas é uma tarefa que exige tempo, gera filas e muito trabalho para os funcionários da área administrativa. Os alunos necessitam de informações rápidas (como comprovantes de matrícula e boletos, por exemplo) e já não faz sentido depender das centrais de cópia, nem esperar a localização dos arquivos nas pastas da secretaria e dos professores.
Para acabar com o problema, os serviços de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) melhoram a produtividade na rotina escolar, diminuindo o trabalho operacional administrativo e outros problemas relacionados aos sistemas de autoatendimento, reduzindo as filas e automatizando os processos. Fazer da central de cópias uma fonte de renda também pode tornar o serviço autossuficiente, além de prestar um serviço diferenciado e funcional aos alunos. A integração do banco de dados ? com um relatório dos documentos mais acessados ? é outra solução que influencia diretamente na agilidade.
Auxílio a professores
Mais especificamente para o corpo docente, já existe no mercado um software capaz de ajudar a montar e a corrigir provas e testes aplicados aos alunos ? o professor insere as questões e respostas na máquina, e o sistema imprime a prova mestra e as dos estudantes. Depois de aplicada a prova, o próprio sistema avalia todas as folhas em questão segundos. De tão simples, muitos nem imaginam o quanto de economia esse processo pode trazer: os professores ganham tempo, a escola diminui os processos trabalhistas e as chances de erro em correções diminuem drasticamente. Além disso, o sistema gera diversos relatórios sobre a prova (perguntas mais fáceis e difíceis, percentual de respostas iguais, entre outros recursos) que auxiliam até mesmo no desenvolvimento de um planejamento estratégico do plano de aulas.
Muitas escolas já executam a digitalização dos processos por conta própria, mas utilizar um serviço específico, com suporte de ponta a ponta, garante e efetividade e a tão buscada economia no médio e longo prazo. Isso não significa que o processo humano ? sempre essencial ? será esquecido ou aposentado. Pelo contrário: o GED torna-se uma ferramenta imprescindível para a atuação de professores e o desenvolvimento dos estudantes.
*Rodrigo Reis é sócio e gerente comercial da Reis Office (www.reisoffice.com.br), empresa líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, além de outsourcing de impressão.
Sobre a Reis Office:
Fundada em 1984, em Guarulhos, a Reis Office tem como missão levar a melhor solução para o cliente, por meio de uma equipe qualificada e bem treinada, além de trazer produtos de alta qualidade, independentemente da época tecnológica. Atualmente, é líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, onde atua com grandes marcas como Brother, Canon, Kyocera, OKI, entre outras. Desde 2005, a empresa conta com a certificação ISO 9001:00, que define padrão para gestão de qualidade e sistemas em geral. Para mais informações, acesse: www.reisoffice.com.br