eSocial: será que as empresas estão preparadas?
Ribeirão Preto, SP--(DINO - 24 mar, 2015) - Com a Resolução n° 1, de 20 de fevereiro de 2015, as empresas de grande porte estão obrigadas a aderir ao e-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) durante o ano de 2015. Já as pequenas e médias empresas ganharam um prazo maior, elas têm até o primeiro semestre de 2016 para aderir ao sistema. Em resumo, acabou o "jeitinho" no que diz respeito às informações contábeis e trabalhistas.
O eSocial é o sistema que reúne informações cadastrais dos empregados, simplificando seu envio, e foi instituído pelo Decreto nº 8373, de 12 de dezembro de 2014. As informações são trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais sobre contratação e utilização de mão de obra e que, antes, as empresas encaminhavam anualmente para diferentes sistemas do governo federal como, por exemplo, o Sistema de Empresa de Recolhimento do FGTS (SEFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). Com a implantação do eSocial, os documentos serão enviados para um único sistema ? www.esocial.gov.br ? que compartilhará as informações com os diversos órgãos do governo.
Prós
- Os dados ficarão arquivados na empresa e no eSocial e o envio das informações será mais pontual. "Não teremos facilidades com informações retroativas como alterações de cargo com data retroativa, pois tudo deve ser enviado dentro do prazo", diz Lucia Souza, analista de Departamento Pessoal da Exame Auditores Independentes.
- O processo de migração implica atualização de toda base de dados do empregador e otimização do tempo para troca de informações entre os departamentos administrativos, jurídico e também os setores de segurança e medicina no trabalho.
- Será necessária uma infraestrutura tecnológica eficiente para manter a organização das grandes empresas. "As empresas deverão transmitir suas informações por arquivos gerados em seus sistemas de informática, utilizando leiautes padronizados", explica a analista. Para os empregadores de pequeno porte, a Receita Federal disponibilizará um acesso no portal do eSocial para que as informações sejam transmitidas diretamente pelo site.
- Depois de implantado o eSocial, as empresas terão redução nos custos, pois simplificará o processo de envio de informações e diminuirá a separação de documentos, trabalho que era realizado mensalmente ou anualmente.
Contras
- Embora o eSocial garanta mais segurança na transmissão das informações trabalhistas e simplifique o processo burocrático, muitas organizações ainda não estão preparadas para a mudança, segundo Lúcia.
- As alterações contratuais e cadastrais agora serão enviadas antecipadamente para o governo federal, o que vai mudar significativamente a rotina das empresas, pois as obrigações fiscais eram emitidas no término do mês ou anualmente. "É o caso das admissões que a partir da implantação do sistema todos os documentos, sem exceção, precisam ser enviados no dia anterior do início das atividades do trabalhador".
- As empresas devem se adequar o quanto antes ao novo sistema, pois são muitas informações novas. "É um desafio muito grande, pois envolve uma grande mudança nos processos das empresas", explica.
- O manual disponível no site do eSocial é muito extenso e pouco claro.
O eSocial é o sistema que reúne informações cadastrais dos empregados, simplificando seu envio, e foi instituído pelo Decreto nº 8373, de 12 de dezembro de 2014. As informações são trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais sobre contratação e utilização de mão de obra e que, antes, as empresas encaminhavam anualmente para diferentes sistemas do governo federal como, por exemplo, o Sistema de Empresa de Recolhimento do FGTS (SEFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). Com a implantação do eSocial, os documentos serão enviados para um único sistema ? www.esocial.gov.br ? que compartilhará as informações com os diversos órgãos do governo.
Prós
- Os dados ficarão arquivados na empresa e no eSocial e o envio das informações será mais pontual. "Não teremos facilidades com informações retroativas como alterações de cargo com data retroativa, pois tudo deve ser enviado dentro do prazo", diz Lucia Souza, analista de Departamento Pessoal da Exame Auditores Independentes.
- O processo de migração implica atualização de toda base de dados do empregador e otimização do tempo para troca de informações entre os departamentos administrativos, jurídico e também os setores de segurança e medicina no trabalho.
- Será necessária uma infraestrutura tecnológica eficiente para manter a organização das grandes empresas. "As empresas deverão transmitir suas informações por arquivos gerados em seus sistemas de informática, utilizando leiautes padronizados", explica a analista. Para os empregadores de pequeno porte, a Receita Federal disponibilizará um acesso no portal do eSocial para que as informações sejam transmitidas diretamente pelo site.
- Depois de implantado o eSocial, as empresas terão redução nos custos, pois simplificará o processo de envio de informações e diminuirá a separação de documentos, trabalho que era realizado mensalmente ou anualmente.
Contras
- Embora o eSocial garanta mais segurança na transmissão das informações trabalhistas e simplifique o processo burocrático, muitas organizações ainda não estão preparadas para a mudança, segundo Lúcia.
- As alterações contratuais e cadastrais agora serão enviadas antecipadamente para o governo federal, o que vai mudar significativamente a rotina das empresas, pois as obrigações fiscais eram emitidas no término do mês ou anualmente. "É o caso das admissões que a partir da implantação do sistema todos os documentos, sem exceção, precisam ser enviados no dia anterior do início das atividades do trabalhador".
- As empresas devem se adequar o quanto antes ao novo sistema, pois são muitas informações novas. "É um desafio muito grande, pois envolve uma grande mudança nos processos das empresas", explica.
- O manual disponível no site do eSocial é muito extenso e pouco claro.