Mais de 1 pessoa acessando o mesmo e-mail? Você precisa de uma ferramenta de Help Desk!
São Paulo--(DINO - 04 dez, 2015) - Para que as empresas consigam realizar um bom trabalho no atendimento aos clientes, o primeiro passo é estabelecer um método de eficiente de comunicação. Atualmente, os e-mails são a forma mais rápida de se relacionar com os clientes e resolver possíveis problemas, porém, até mesmo empresas de pequeno porte podem recebem um fluxo grande de correspondência online diária, o que acaba representando um desafio na hora de organizar essa quantidade de e-mails sem que ocorram perdas e falhas.
A primeira alternativa que as empresas buscam para a organizar seu inbox, consiste em criar contas de e-mail diferentes para cada setor, como por exemplo, comercial, marketing, suporte, financeiro e outros. Porém, esse sistema também está sujeito a vários problemas, pois acaba sendo muito comum que os clientes se confundam com tantos e-mails e acabem enviando suas mensagens para contas erradas.
Nesse caso, a empresa pode acabar perdendo e-mails por uma simples falha de comunicação, o que pode resultar em queixas de atendimento e, consequentemente, na perda de clientes.
Já outras empresas preferem adotar uma conta de e-mail única (contato@empresa com), a qual fica responsável por receber todas as correspondências eletrônicas, tanto para o atendimento aos clientes, como para contatar fornecedores, realizar pagamentos etc.
Contudo, essa alternativa também é falha, pois ao permitir que vários funcionários diferentes tenham acesso ao mesmo e-mail, as chances de que uma mensagem seja respondida mais de uma vez ou que algumas mensagens acabem sendo esquecidas se tornam muito maiores. O que torna quase impossível deixar essa conta organizada.
Desse modo, o método mais simples e prático para organizar a caixa de e-mails e manter um padrão elevado no atendimento ao cliente é por meio de um Sistema de Help Desk. Existem diversos pontos onde uma Ferramenta de Help Desk pode tornar mais fácil o trabalho, aumentar a produtividade e acabar com os problemas de comunicação.
Alguns sistemas de Help Desk são emparelhados com um portal que concentra todas as entradas de chamados (e-mail, telefone, chat) em um único lugar para a criação e visualização de status dos tickets. O portal também pode ser usado para retransmitir notícias do sistema, tutoriais, fóruns e informações de rede importante para os seus usuários. O que pode reduzir o número de e-mails duplicados que você recebe.
Outra forma que um sistema de Help Desk pode ajudar, é informando o tempo gasto em um registro de problema, gerando relatórios e alertas. Os relatórios podem ser vistos para determinar quanto tempo os técnicos estão gastando em cada chamado. E com isso é possível ver como cada técnico está para cada tarefa e ajustando cada um dentro da equipe, se necessário.
Dentro dessa perspectiva, você encontra no Acelerato a solução ideal para quem precisa de um Help Desk mais eficaz, por exemplo: com ele você é capaz de melhorar a comunicação com o seu cliente, eliminando os problemas de e-mail compartilhado e acompanhando a produtividade de todos os seus atendentes e com histórico de todas as conversas. Tudo isso absolutamente sem limite de clientes e, o melhor, 100% na nuvem.
Lembre-se, o serviço de atendimento ao cliente é o cartão de visitas de uma empresa e uma das melhores formas de fidelizar e manter uma clientela cada vez maior. Por esse motivo, é extremamente importante que a empresa consiga manter um Help Desk de alta qualidade, capaz de solucionar problemas e otimizar o tempo da equipe.
Website: http://www.acelerato.com
A primeira alternativa que as empresas buscam para a organizar seu inbox, consiste em criar contas de e-mail diferentes para cada setor, como por exemplo, comercial, marketing, suporte, financeiro e outros. Porém, esse sistema também está sujeito a vários problemas, pois acaba sendo muito comum que os clientes se confundam com tantos e-mails e acabem enviando suas mensagens para contas erradas.
Nesse caso, a empresa pode acabar perdendo e-mails por uma simples falha de comunicação, o que pode resultar em queixas de atendimento e, consequentemente, na perda de clientes.
Já outras empresas preferem adotar uma conta de e-mail única (contato@empresa com), a qual fica responsável por receber todas as correspondências eletrônicas, tanto para o atendimento aos clientes, como para contatar fornecedores, realizar pagamentos etc.
Contudo, essa alternativa também é falha, pois ao permitir que vários funcionários diferentes tenham acesso ao mesmo e-mail, as chances de que uma mensagem seja respondida mais de uma vez ou que algumas mensagens acabem sendo esquecidas se tornam muito maiores. O que torna quase impossível deixar essa conta organizada.
Desse modo, o método mais simples e prático para organizar a caixa de e-mails e manter um padrão elevado no atendimento ao cliente é por meio de um Sistema de Help Desk. Existem diversos pontos onde uma Ferramenta de Help Desk pode tornar mais fácil o trabalho, aumentar a produtividade e acabar com os problemas de comunicação.
Alguns sistemas de Help Desk são emparelhados com um portal que concentra todas as entradas de chamados (e-mail, telefone, chat) em um único lugar para a criação e visualização de status dos tickets. O portal também pode ser usado para retransmitir notícias do sistema, tutoriais, fóruns e informações de rede importante para os seus usuários. O que pode reduzir o número de e-mails duplicados que você recebe.
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Lembre-se, o serviço de atendimento ao cliente é o cartão de visitas de uma empresa e uma das melhores formas de fidelizar e manter uma clientela cada vez maior. Por esse motivo, é extremamente importante que a empresa consiga manter um Help Desk de alta qualidade, capaz de solucionar problemas e otimizar o tempo da equipe.
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