Para evitar burocracia, aplicativo otimiza processo de reembolso de despesas de viagem
Ribeirão Preto - SP--(DINO - 30 nov, 2016) - Táxi, alimentação, pedágios, estacionamentos e combustível. Essas são apenas algumas despesas que as empresas têm quando enviam seus funcionários em viagens ou visitas a clientes. Os funcionários, por sua vez, precisam guardar as notas fiscais e recibos para passar para a área administrativa, obter a aprovação e, finalmente, o reembolso. Todo esse processo exige tempo da equipe e, claro, reflete nos custos da empresa.
Mas com o avanço da tecnologia, esse processo acabou se mostrando defasado. Principalmente porque existem startups especializadas em otimizar o tempo das empresas, facilitando o relacionamento entre gestores e colaboradores. A VEXPENSES é exemplo disso.
"Para otimizar a gestão de reembolsos nas empresas, criamos o VEXPENSES, um aplicativo que pode ser baixado no smartphone dos funcionários de uma empresa para registrar recibos e enviá-los diretamente aos aprovadores e à equipe responsável pelo reembolso", conta Thiago Campaz, sócio e fundador do VEXPENSES.
O aplicativo pode ser baixado gratuitamente na Apple Store ou Google Play . Após criada uma conta, o usuário possui 30 dias grátis com todas as funcionalidades incluídas. Após esse período, é preciso contratar o plano da startup, que realiza a cobrança apenas pelos funcionários da empresa que de fato utilizaram o app naquele mês para enviar algum cupom fiscal à administração.
O acesso também pode ser feito pelo desktop, por meio de uma plataforma WEB. Este tipo de acesso é utilizado principalmente para configurações gerais e extração de relatórios gerenciais.
Como funciona o aplicativo que otimiza a gestão de reembolsos para empresas?
O funcionamento do VEXPENSES é bem simples. O funcionário fotografa o cupom fiscal ou o recibo e o app faz o reconhecimento automático da despesa. Com isso, se a política da empresa permitir, o funcionário pode até jogar o recibo no lixo, pois ele já estará registrado no sistema.
É possível, então, o usuário categorizar a despesa como bem entender, agrupando em relatórios por viagem, por projeto, por centro de custo, ou por período. É possível ainda adicionar observações em cada despesa, como uma justificativa a ela. Tudo isso sem precisar mexer com planilhas ou outros arquivos.
Quando o usuário terminar seu relatório, ele envia à equipe responsável pela aprovação e reembolso. "Os gestores podem organizar as aprovações por níveis hierárquicos, atribuindo poder de visualização e aprovação das despesas", conta Campaz.
Dessa forma, o VEXPENSES garante economia de tempo nos processos de análise e pagamento dos reembolsos, além de permitir que os gestores acompanhem o orçamento de seus funcionários, identificando despesas mal gastas. É possível ainda gerar relatórios gerenciais sempre que necessário, facilitando a administração da empresa.
Para o funcionário a receber o reembolso, o app também oferece vantagens, já que economiza tempo e evita a perda de dinheiro com o reembolso, devido à perda de cupons ou esquecimento. Além disso, evita constrangimentos na hora de solicitar o reembolso ao gestor.
"Trabalhamos para que as duas partes ganhem em transparência com um processo nada burocrático e totalmente intuitivo", conta Campaz.
De acordo com o fundador da startup, o aplicativo VEXPENSES permite ainda que os gestores adicionem a política de gastos da empresa, para que o próprio sistema verifique as despesas dos funcionários, sem exigir que haja necessidade conferência manual daquilo que pode ou não ser solicitado como reembolso, evitando confusões e mal entendidos.
Integração de aplicativo com sistemas específicos já pode ser feita
"Muitas empresas já possuem sistemas próprios e isso poderia dificultar a contratação do VEXPENSES. Por isso, a gente consegue integrar nosso painel via API com diferentes sistemas empresariais", observa Campaz.
A integração via API pode ser feita para permitir a comunicação entre sistemas e aplicações diferentes, como o VEXPENSES. É possível integrar qualquer tipo de sistema, como CRM, ERP, Gestão de Projetos, Plataforma de Viagens ou softwares Contábeis, para que eles troquem informações com o aplicativo.
O VEXPENSES é um aplicativo de reembolsos de despesas, idealizado para otimizar a gestão de reembolsos das empresas do Brasil. Ele surgiu da demanda de uma empresa de consultoria financeira, a FG/A, para melhorar o controle dos reembolsos de despesa de viagem dela e dar mobilidade aos consultores para reportarem seus gastos de qualquer lugar, através de seus smartphones.
"O sucesso foi tanto que decidimos comercializá-lo para o público em geral", conta Campaz. Para saber mais, visite o site da empresa: (https://vexpenses.com).
Website: https://vexpenses.com/
Mas com o avanço da tecnologia, esse processo acabou se mostrando defasado. Principalmente porque existem startups especializadas em otimizar o tempo das empresas, facilitando o relacionamento entre gestores e colaboradores. A VEXPENSES é exemplo disso.
"Para otimizar a gestão de reembolsos nas empresas, criamos o VEXPENSES, um aplicativo que pode ser baixado no smartphone dos funcionários de uma empresa para registrar recibos e enviá-los diretamente aos aprovadores e à equipe responsável pelo reembolso", conta Thiago Campaz, sócio e fundador do VEXPENSES.
O aplicativo pode ser baixado gratuitamente na Apple Store ou Google Play . Após criada uma conta, o usuário possui 30 dias grátis com todas as funcionalidades incluídas. Após esse período, é preciso contratar o plano da startup, que realiza a cobrança apenas pelos funcionários da empresa que de fato utilizaram o app naquele mês para enviar algum cupom fiscal à administração.
O acesso também pode ser feito pelo desktop, por meio de uma plataforma WEB. Este tipo de acesso é utilizado principalmente para configurações gerais e extração de relatórios gerenciais.
Como funciona o aplicativo que otimiza a gestão de reembolsos para empresas?
O funcionamento do VEXPENSES é bem simples. O funcionário fotografa o cupom fiscal ou o recibo e o app faz o reconhecimento automático da despesa. Com isso, se a política da empresa permitir, o funcionário pode até jogar o recibo no lixo, pois ele já estará registrado no sistema.
É possível, então, o usuário categorizar a despesa como bem entender, agrupando em relatórios por viagem, por projeto, por centro de custo, ou por período. É possível ainda adicionar observações em cada despesa, como uma justificativa a ela. Tudo isso sem precisar mexer com planilhas ou outros arquivos.
Quando o usuário terminar seu relatório, ele envia à equipe responsável pela aprovação e reembolso. "Os gestores podem organizar as aprovações por níveis hierárquicos, atribuindo poder de visualização e aprovação das despesas", conta Campaz.
Dessa forma, o VEXPENSES garante economia de tempo nos processos de análise e pagamento dos reembolsos, além de permitir que os gestores acompanhem o orçamento de seus funcionários, identificando despesas mal gastas. É possível ainda gerar relatórios gerenciais sempre que necessário, facilitando a administração da empresa.
Para o funcionário a receber o reembolso, o app também oferece vantagens, já que economiza tempo e evita a perda de dinheiro com o reembolso, devido à perda de cupons ou esquecimento. Além disso, evita constrangimentos na hora de solicitar o reembolso ao gestor.
"Trabalhamos para que as duas partes ganhem em transparência com um processo nada burocrático e totalmente intuitivo", conta Campaz.
De acordo com o fundador da startup, o aplicativo VEXPENSES permite ainda que os gestores adicionem a política de gastos da empresa, para que o próprio sistema verifique as despesas dos funcionários, sem exigir que haja necessidade conferência manual daquilo que pode ou não ser solicitado como reembolso, evitando confusões e mal entendidos.
Integração de aplicativo com sistemas específicos já pode ser feita
"Muitas empresas já possuem sistemas próprios e isso poderia dificultar a contratação do VEXPENSES. Por isso, a gente consegue integrar nosso painel via API com diferentes sistemas empresariais", observa Campaz.
A integração via API pode ser feita para permitir a comunicação entre sistemas e aplicações diferentes, como o VEXPENSES. É possível integrar qualquer tipo de sistema, como CRM, ERP, Gestão de Projetos, Plataforma de Viagens ou softwares Contábeis, para que eles troquem informações com o aplicativo.
O VEXPENSES é um aplicativo de reembolsos de despesas, idealizado para otimizar a gestão de reembolsos das empresas do Brasil. Ele surgiu da demanda de uma empresa de consultoria financeira, a FG/A, para melhorar o controle dos reembolsos de despesa de viagem dela e dar mobilidade aos consultores para reportarem seus gastos de qualquer lugar, através de seus smartphones.
"O sucesso foi tanto que decidimos comercializá-lo para o público em geral", conta Campaz. Para saber mais, visite o site da empresa: (https://vexpenses.com).
Website: https://vexpenses.com/