Despesas para reembolsar? Aplicativo fotografa recibos e envia diretamente para o relatório da empresa
(DINO - 08 mai, 2015) - Reembolso de despesas é uma burocracia inevitável em todas as empresas, seja com colaboradores que participam de reuniões externas, com representantes comerciais ou executivos que viajam para outras unidades. É um processo complexo e desgastante quando realizado manualmente, já que depende da contabilização de diversos recibos e notas e, portanto, está sujeito a erros ou perdas de comprovantes, lançamentos indevidos ou duplicados, além da desconfiança sobre determinados gastos.
O Xpenditure é uma plataforma inovadora de gerenciamento de despesas hospedada na nuvem, que chega ao mercado brasileiro para acabar com a complexidade na hora de gerir as despesas diárias. A solução é a única no país a realizar a captura de imagens pelo smartphone (Android, iOS, Windows Phone e Blackberry) com digitalização inteligente, que reconhece modelos de recibos e valores e atualiza o relatório de reembolso de despesas em tempo real, sem necessidade de preenchimento de dados por parte do colaborador.
"Automatizamos todo o processo de gerenciamento de despesas, desde o momento da compra até a apresentação do relatório, com integração dos dados com o contador ou software ERP", explica Sebastiaan Vanhecke, Country Manager da Xpenditure Brasil.
De acordo com uma pesquisa internacional realizada pela Paystream Advisors em 2014, empresas que usam um sistema automático para gerar as despesas de reembolso podem economizar até 62%.
Como o Xpenditure funciona:
- A captura da imagem do recibo é feita por smartphone, câmera digital ou scanner;
- O upload é feito por meio do aplicativo Xpenditure (iOS, Android, Windows Phone e Blackberry), pelo portal Xpenditure.com ou através de e-mail;
- O Xpenditure extrai automaticamente os dados como valor, moeda, data e estabelecimento vendedor, por meio de algoritmos que realizam a leitura, e são armazenados em tempo real na conta online do usuário;
- Para cartões de crédito pessoais ou corporativos, o Xpenditure lê o extrato e faz o link imediato entre as transações e os recibos;
- As despesas com quilometragem são calculadas com base no Google Maps;
- Caso necessário, o Xpenditure permite adicionar informações e justificar gastos para a aprovação do gerente.
- Relatórios exportados são compatíveis com os principais softwares de gestão e contabilidade, como SAP, Totvs, Freshbooks, Freeagent, entre outros.
Diferenciais e benefícios
Com preço acessível, o Xpenditure tem planos para empresas de todos os portes, com valores a partir de R$ 15 ao mês para profissionais liberais a R$ 19 por colaborador no plano empresarial, com dois meses de gratuidade no contrato anual.
A plataforma proporciona ao gestor a possibilidade de estabelecer as regras da empresa, que são interpretadas de forma inteligente pelos algoritmos ao classificar cada lançamento de despesa. "A possibilidade de capturar o recibo via smartphone e a inteligência do software em reconhecer cada modelo de nota são os grandes diferenciais do Xpenditure", ressalta Vanhecke.
O sistema identifica e sinaliza lançamentos realizados em duplicidade e apresenta histórico de cada eventual rejeição. Já a integração com o Google Maps calcula de forma acurada a quilometragem percorrida por automóvel e o quanto foi gasto em combustível. Cada gasto em moedas internacionais é convertido na cotação do mesmo dia. No caso de utilização de cartões de créditos corporativos, a ferramenta confere o extrato com as despesas lançadas pelo colaborador.
A compatibilidade é outro ponto forte do Xpenditure. Os relatórios são exportados em CSV, PDF ou XML, e podem ser integrados com os principais sistemas de gestão (ERPs) e contabilidade do mercado, como SAP, Totvs, Freshbook e Freeagent, entre outros. Todos os dados são transmitidos e armazenados de forma segura, e os lançamentos ficam disponíveis para pesquisa durante dez anos.
"O gestor tem visualização precisa de todos os gastos, por meio de um processo digital seguro, economizando horas de trabalho administrativo", afirma o executivo.
Xpenditure no mundo e expectativas no Brasil.
Criado em março de 2013 na Bélgica pelo grupo que conta com os fundadores dos sites Netlog e Twoo.com, o Xpenditure teve investimento inicial equivalente a R$ 10 milhões. Atualmente, conta com 20 mil usuários, de 5 mil empresas em 28 países, incluindo multinacionais como Mitsubishi, Scania, Deloitte, Bridgestone, MasterCard e SAS Software.
No Brasil, chegou por meio de uma joint venture com a Grid Investments e foi adaptado para particularidades do mercado nacional. A expectativa da empresa é alcançar 5 mil usuários no Brasil até o final de seu primeiro ano. "Cada vez mais as empresas são enxutas e demandam por soluções que reduzem gastos e trazem praticidade", diz Sebastiaan. "Pela exclusividade do produto diante das necessidades do mercado corporativo, a projeção de crescimento inicialmente é de 10% ao mês", prevê o executivo.
Mais informações no site www.xpenditure.com.br
O Xpenditure é uma plataforma inovadora de gerenciamento de despesas hospedada na nuvem, que chega ao mercado brasileiro para acabar com a complexidade na hora de gerir as despesas diárias. A solução é a única no país a realizar a captura de imagens pelo smartphone (Android, iOS, Windows Phone e Blackberry) com digitalização inteligente, que reconhece modelos de recibos e valores e atualiza o relatório de reembolso de despesas em tempo real, sem necessidade de preenchimento de dados por parte do colaborador.
"Automatizamos todo o processo de gerenciamento de despesas, desde o momento da compra até a apresentação do relatório, com integração dos dados com o contador ou software ERP", explica Sebastiaan Vanhecke, Country Manager da Xpenditure Brasil.
De acordo com uma pesquisa internacional realizada pela Paystream Advisors em 2014, empresas que usam um sistema automático para gerar as despesas de reembolso podem economizar até 62%.
Como o Xpenditure funciona:
- A captura da imagem do recibo é feita por smartphone, câmera digital ou scanner;
- O upload é feito por meio do aplicativo Xpenditure (iOS, Android, Windows Phone e Blackberry), pelo portal Xpenditure.com ou através de e-mail;
- O Xpenditure extrai automaticamente os dados como valor, moeda, data e estabelecimento vendedor, por meio de algoritmos que realizam a leitura, e são armazenados em tempo real na conta online do usuário;
- Para cartões de crédito pessoais ou corporativos, o Xpenditure lê o extrato e faz o link imediato entre as transações e os recibos;
- As despesas com quilometragem são calculadas com base no Google Maps;
- Caso necessário, o Xpenditure permite adicionar informações e justificar gastos para a aprovação do gerente.
- Relatórios exportados são compatíveis com os principais softwares de gestão e contabilidade, como SAP, Totvs, Freshbooks, Freeagent, entre outros.
Diferenciais e benefícios
Com preço acessível, o Xpenditure tem planos para empresas de todos os portes, com valores a partir de R$ 15 ao mês para profissionais liberais a R$ 19 por colaborador no plano empresarial, com dois meses de gratuidade no contrato anual.
A plataforma proporciona ao gestor a possibilidade de estabelecer as regras da empresa, que são interpretadas de forma inteligente pelos algoritmos ao classificar cada lançamento de despesa. "A possibilidade de capturar o recibo via smartphone e a inteligência do software em reconhecer cada modelo de nota são os grandes diferenciais do Xpenditure", ressalta Vanhecke.
O sistema identifica e sinaliza lançamentos realizados em duplicidade e apresenta histórico de cada eventual rejeição. Já a integração com o Google Maps calcula de forma acurada a quilometragem percorrida por automóvel e o quanto foi gasto em combustível. Cada gasto em moedas internacionais é convertido na cotação do mesmo dia. No caso de utilização de cartões de créditos corporativos, a ferramenta confere o extrato com as despesas lançadas pelo colaborador.
A compatibilidade é outro ponto forte do Xpenditure. Os relatórios são exportados em CSV, PDF ou XML, e podem ser integrados com os principais sistemas de gestão (ERPs) e contabilidade do mercado, como SAP, Totvs, Freshbook e Freeagent, entre outros. Todos os dados são transmitidos e armazenados de forma segura, e os lançamentos ficam disponíveis para pesquisa durante dez anos.
"O gestor tem visualização precisa de todos os gastos, por meio de um processo digital seguro, economizando horas de trabalho administrativo", afirma o executivo.
Xpenditure no mundo e expectativas no Brasil.
Criado em março de 2013 na Bélgica pelo grupo que conta com os fundadores dos sites Netlog e Twoo.com, o Xpenditure teve investimento inicial equivalente a R$ 10 milhões. Atualmente, conta com 20 mil usuários, de 5 mil empresas em 28 países, incluindo multinacionais como Mitsubishi, Scania, Deloitte, Bridgestone, MasterCard e SAS Software.
No Brasil, chegou por meio de uma joint venture com a Grid Investments e foi adaptado para particularidades do mercado nacional. A expectativa da empresa é alcançar 5 mil usuários no Brasil até o final de seu primeiro ano. "Cada vez mais as empresas são enxutas e demandam por soluções que reduzem gastos e trazem praticidade", diz Sebastiaan. "Pela exclusividade do produto diante das necessidades do mercado corporativo, a projeção de crescimento inicialmente é de 10% ao mês", prevê o executivo.
Mais informações no site www.xpenditure.com.br