Organização de Arquivo Escolar ? O que eliminar e o que digitalizar?
Rio de Janeiro - RJ--(DINO - 22 jan, 2016) - O arquivamento de documentos escolares costuma gerar muitas dúvidas, mas afinal, o que fazer com as pilhas de papéis que se acumulam nas estantes, gavetas e prateleiras da escola?
Os procedimentos dependem de cada tipo de documento, cada um com seu prazo de prescrição legal. As empresas especializadas são pouco procuradas pelas administrações que ainda tratam o arquivo de forma doméstica.
FIQUE ATENTO AOS RISCOS
Algumas administrações agem por conta própria e, na maioria dos casos "pecam" por excesso, guardam documentos desnecessariamente, gerando custo com ocupação de espaço e tempo de pesquisa. Papéis acumulados durante décadas, sem regras de retenção, fazem da busca de qualquer documento um martírio.
Da ausência de regras claras de arquivamento surge mais um risco: a perda por sinistro (incêndio, inundação ou praga) ou expurgo por decisão sem observância da legislação, se expondo ao crime contra o patrimônio público, como prevê o artigo 305 do Código Penal.
Para saber detalhes sobre o assunto, consultamos a empresa carioca Ozônio Brasil, especializada em organização e digitalização de documentos. O corpo técnico da empresa participou dos debates formuladores das diretrizes utilizadas pelos órgãos fiscalizadores e costuma orientar às escolas na redução do arquivo, através da eliminação de documentos inservíveis/prescritos e sem valor histórico, na organização do arquivo e na etapa de digitalização.
- Os arquivos escolares podem ser eliminados?
Sim, parte do arquivo das escolas tem um tempo de prescrição definido e pode ser eliminada. Porém, temos também outra parte considerável dos documentos da instituição escolar que devem ser arquivados por longo tempo, alguns em caráter permanente, seja por fins probatórios ou por preservação da memória da instituição.
- A digitalização é uma boa opção?
Sim, a digitalização é uma excelente opção para boa parte dos tipos documentais presentes em uma escola. Além de promover a celeridade na gestão escolar, os documentos digitalizados são cada vez mais aceitos nas auditorias e fiscalizações. Em levantamento recente realizado junto aos nossos clientes, percebemos que o investimento com a digitalização é retornado rapidamente com a redução de custos com impressão, fotocópias, malotes, tempo de busca aos documentos e custo por metro quadrado ocupado.
- Quais são as etapas mais comuns do processo de organização de um arquivo escolar?
Sugerimos sempre o início pela triagem e eliminação, nos moldes da lei, dos documentos inservíveis/prescritos. A segunda etapa se inicia com a criação da árvore de tipos de documentos da instituição e a correta identificação e organização no arquivo. A terceira etapa sugerida é a digitalização dos documentos e concluindo com a criação de ferramentas de acesso/recuperação da informação e métodos/práticas de manutenção do arquivo.
Referências da matéria:
- Ozônio Brasil (Digitalização e Organização de Documentos)
Site: www.ozoniobrasil.com.br
(21)2135-0837
Website: http://www.ozoniobrasil.com.br
Os procedimentos dependem de cada tipo de documento, cada um com seu prazo de prescrição legal. As empresas especializadas são pouco procuradas pelas administrações que ainda tratam o arquivo de forma doméstica.
FIQUE ATENTO AOS RISCOS
Algumas administrações agem por conta própria e, na maioria dos casos "pecam" por excesso, guardam documentos desnecessariamente, gerando custo com ocupação de espaço e tempo de pesquisa. Papéis acumulados durante décadas, sem regras de retenção, fazem da busca de qualquer documento um martírio.
Da ausência de regras claras de arquivamento surge mais um risco: a perda por sinistro (incêndio, inundação ou praga) ou expurgo por decisão sem observância da legislação, se expondo ao crime contra o patrimônio público, como prevê o artigo 305 do Código Penal.
Para saber detalhes sobre o assunto, consultamos a empresa carioca Ozônio Brasil, especializada em organização e digitalização de documentos. O corpo técnico da empresa participou dos debates formuladores das diretrizes utilizadas pelos órgãos fiscalizadores e costuma orientar às escolas na redução do arquivo, através da eliminação de documentos inservíveis/prescritos e sem valor histórico, na organização do arquivo e na etapa de digitalização.
- Os arquivos escolares podem ser eliminados?
Sim, parte do arquivo das escolas tem um tempo de prescrição definido e pode ser eliminada. Porém, temos também outra parte considerável dos documentos da instituição escolar que devem ser arquivados por longo tempo, alguns em caráter permanente, seja por fins probatórios ou por preservação da memória da instituição.
- A digitalização é uma boa opção?
Sim, a digitalização é uma excelente opção para boa parte dos tipos documentais presentes em uma escola. Além de promover a celeridade na gestão escolar, os documentos digitalizados são cada vez mais aceitos nas auditorias e fiscalizações. Em levantamento recente realizado junto aos nossos clientes, percebemos que o investimento com a digitalização é retornado rapidamente com a redução de custos com impressão, fotocópias, malotes, tempo de busca aos documentos e custo por metro quadrado ocupado.
- Quais são as etapas mais comuns do processo de organização de um arquivo escolar?
Sugerimos sempre o início pela triagem e eliminação, nos moldes da lei, dos documentos inservíveis/prescritos. A segunda etapa se inicia com a criação da árvore de tipos de documentos da instituição e a correta identificação e organização no arquivo. A terceira etapa sugerida é a digitalização dos documentos e concluindo com a criação de ferramentas de acesso/recuperação da informação e métodos/práticas de manutenção do arquivo.
Referências da matéria:
- Ozônio Brasil (Digitalização e Organização de Documentos)
Site: www.ozoniobrasil.com.br
(21)2135-0837
Website: http://www.ozoniobrasil.com.br