Os benefícios da digitalização em escritórios jurídicos
Rio de Janeiro, RJ--(DINO - 09 out, 2015) - Em levantamento recente, realizado pela empresa Ozônio Brasil - Digitalização de Documentos, escritórios de diferentes tamanhos e matérias, que concluíram o processo de digitalização de suas pastas, foram indagados sobre os principais benefícios encontrados no pós-projeto. Elencamos abaixo os 05 benefícios mais comuns:
1- CORTE DE CUSTOS
O corte de custos mais evidente, talvez pela facilidade de mensuração, é com tinta e papel de impressão. O processo de digitalização induz a mudança de cultura, já facilitada pelo amplo uso das redes sociais, e-mail e navegação da internet. Os advogados criam rapidamente o hábito da leitura em tela, por exemplo.
A tinta de impressora é um dos líquidos mais caros do mercado. Sabe-se que 1 litro de tinta de impressão supera muitos bons vinhos, champanhes e uísques. Escritórios com procedimentos baseados em papel costumam banalizar a impressão e extrapolar os custos. Mesmo os métodos de controle, como a centralização da impressão, são facilmente contornados por engenhosos argumentos.
2- GANHO DE EFICIÊNCIA
Os ganhos de produtividade dos advogados são percebidos principalmente na velocidade e facilidade de acesso aos processos sob sua responsabilidade e também a toda jurisprudência presente no banco de dados do escritório, conferindo mais qualidade às sustentações, em menos tempo.
3- SEGURANÇA
Após os casos de desabamentos de prédios no Centro do Rio de Janeiro e casos mais recentes de incêndios em São Paulo, os administradores e sócios de escritórios passaram a se perguntar: "E se acontecer aqui?". Claro que é muito improvável que um caso desses ocorra, mas situações de extravio de pastas e suas associadas perdas de prazos são muito comuns e se contabilizadas, certamente, mostrarão um custo surpreendente.
A digitalização por si só não resolve os casos de segurança, dado que um arquivo digital pode ser excluído por engano ou intencionalmente. Mas a digitalização profissional, quando o escritório resolve terceirizar a digitalização do seu arquivo a quem tem know-how para fazê-lo, traz métodos poderosos de segurança, tais como: backup, replicação, indexação, vocabulário controlado, log de ações, política de permissão de acessos e restauração de dados, que tornam o seu arquivo muito mais protegido do que aqueles com os procedimentos baseados em papel.
"A digitalização profissional funciona como um seguro, só que os escritórios buscam economizar com processos self-made e só costumam nos procurar quando amadurecem mais a questão e percebem as vulnerabilidades de um processo amador. Gastam mais do que deveriam com esse retrabalho", afirma Guilherme Ferreira, diretor da Ozônio Brasil.
4- GANHO DE ESPAÇO ÚTIL
Com o boom de 2010 o preço do metro quadrado nos grandes centros urbanos ficou à beira do insustentável, obrigando uma migração incrível de pequenos escritórios para áreas mais desvalorizadas. Na busca por sobrevivência comercial, muitos escritórios estudaram formas de não se afastarem do seu público-alvo, dado que a "praça" é um dos 04 pilares comerciais.
Como a redução da equipe é a estratégia menos desejada, além da mais cara a curto e longo prazos, a digitalização foi eleita a melhor das estratégias, principalmente para aqueles escritórios que possuem grandes arquivos, que poderiam ser revertidos em novos espaços operacionais, geradores de receita.
5- COMODIDADE
Advogados habituados a carregar pastas pesadas em audiências não demoram muito a se adaptar ao tablet, e não é difícil encontrar a explicação.
Um tablet com cartão de memória de 32 Gb, o padrão do mercado, consegue armazenar o equivalente a 3.500 pastas físicas e, com ele, o advogado ainda consegue navegar na internet, pagar contas do banco, ler jornal e etc. A vida fica mais fácil.
Acessar as pastas de casa, além de ser produtivo e barato em algumas ocasiões, é uma interessante forma de tratar excepcionalidades, como os casos de maternidade de advogadas. Mesmo antes do início do período de licença maternidade, o escritório pode criar uma estrutura digital de home office sem perda de qualidade, que traga um conforto e comodidade para a advogada gestante.
QUEM PODE APOIAR ESSE PROJETO:
Ozônio Brasil
O que faz: Digitalização e Organização de Arquivos
Site: http://www.ozoniobrasil.com.br
Telefone: (21) 2135-0837 ou 2135-0851
1- CORTE DE CUSTOS
O corte de custos mais evidente, talvez pela facilidade de mensuração, é com tinta e papel de impressão. O processo de digitalização induz a mudança de cultura, já facilitada pelo amplo uso das redes sociais, e-mail e navegação da internet. Os advogados criam rapidamente o hábito da leitura em tela, por exemplo.
A tinta de impressora é um dos líquidos mais caros do mercado. Sabe-se que 1 litro de tinta de impressão supera muitos bons vinhos, champanhes e uísques. Escritórios com procedimentos baseados em papel costumam banalizar a impressão e extrapolar os custos. Mesmo os métodos de controle, como a centralização da impressão, são facilmente contornados por engenhosos argumentos.
2- GANHO DE EFICIÊNCIA
Os ganhos de produtividade dos advogados são percebidos principalmente na velocidade e facilidade de acesso aos processos sob sua responsabilidade e também a toda jurisprudência presente no banco de dados do escritório, conferindo mais qualidade às sustentações, em menos tempo.
3- SEGURANÇA
Após os casos de desabamentos de prédios no Centro do Rio de Janeiro e casos mais recentes de incêndios em São Paulo, os administradores e sócios de escritórios passaram a se perguntar: "E se acontecer aqui?". Claro que é muito improvável que um caso desses ocorra, mas situações de extravio de pastas e suas associadas perdas de prazos são muito comuns e se contabilizadas, certamente, mostrarão um custo surpreendente.
A digitalização por si só não resolve os casos de segurança, dado que um arquivo digital pode ser excluído por engano ou intencionalmente. Mas a digitalização profissional, quando o escritório resolve terceirizar a digitalização do seu arquivo a quem tem know-how para fazê-lo, traz métodos poderosos de segurança, tais como: backup, replicação, indexação, vocabulário controlado, log de ações, política de permissão de acessos e restauração de dados, que tornam o seu arquivo muito mais protegido do que aqueles com os procedimentos baseados em papel.
"A digitalização profissional funciona como um seguro, só que os escritórios buscam economizar com processos self-made e só costumam nos procurar quando amadurecem mais a questão e percebem as vulnerabilidades de um processo amador. Gastam mais do que deveriam com esse retrabalho", afirma Guilherme Ferreira, diretor da Ozônio Brasil.
4- GANHO DE ESPAÇO ÚTIL
Com o boom de 2010 o preço do metro quadrado nos grandes centros urbanos ficou à beira do insustentável, obrigando uma migração incrível de pequenos escritórios para áreas mais desvalorizadas. Na busca por sobrevivência comercial, muitos escritórios estudaram formas de não se afastarem do seu público-alvo, dado que a "praça" é um dos 04 pilares comerciais.
Como a redução da equipe é a estratégia menos desejada, além da mais cara a curto e longo prazos, a digitalização foi eleita a melhor das estratégias, principalmente para aqueles escritórios que possuem grandes arquivos, que poderiam ser revertidos em novos espaços operacionais, geradores de receita.
5- COMODIDADE
Advogados habituados a carregar pastas pesadas em audiências não demoram muito a se adaptar ao tablet, e não é difícil encontrar a explicação.
Um tablet com cartão de memória de 32 Gb, o padrão do mercado, consegue armazenar o equivalente a 3.500 pastas físicas e, com ele, o advogado ainda consegue navegar na internet, pagar contas do banco, ler jornal e etc. A vida fica mais fácil.
Acessar as pastas de casa, além de ser produtivo e barato em algumas ocasiões, é uma interessante forma de tratar excepcionalidades, como os casos de maternidade de advogadas. Mesmo antes do início do período de licença maternidade, o escritório pode criar uma estrutura digital de home office sem perda de qualidade, que traga um conforto e comodidade para a advogada gestante.
QUEM PODE APOIAR ESSE PROJETO:
Ozônio Brasil
O que faz: Digitalização e Organização de Arquivos
Site: http://www.ozoniobrasil.com.br
Telefone: (21) 2135-0837 ou 2135-0851